ISO 22000 Belgelendirme Şartları ;
ISO 22000 Belgelendirme Şartları
Bu kurallar Akredite Kuruluş tarafından yapılan belgelendirmeler ile ilgilidir.
Bu kurallarda kullanılan bazı terimlerin anlamları aşağıdaki gibidir.
İtiraz Komitesi
İtirazları ele almak üzere oluşturulmuş olan komitedir. Biri Başkan olmak üzere toplam 4 üyeden oluşur. Kararlarını oy çokluğu ile alır ve gelen itiraz ile her hangi bir ilgili olan komite üyesi bu itiraz ile ilgili toplantıya katılmaz ;
ISO 22000 HACCP BELGELENDİRME ŞARTLARI Başvuran
Sertifika almak üzere başvuru yapan kişi, kurum veya kuruluş.
İstişare Komitesi
ISO Guide 62 & 66 da istenen Akredite Kuruluş nın yaptığı belgelendirmelerde politika, hedef ve uygulama yöntemlerinin belirlenmesinde söz sahibi olan, Akredite Kuruluş faaliyetlerinin ilgilendirdiği değişik kesimlerden temsilcilerin oluşturduğu kuruldur. Kendi çalışma prosedürü doğrultusunda çalışır.
ISO 9001 : Kalite yönetim sistemleri ile ilgili standart.
ISO 14001 : Çevre Yönetim sistemleri ile ilgili standart.
ISO Guide 62 : Kalite Yönetim Sistemleri konusunda belgelendirme yapan kuruluşlar için klavuz doküman
ISO Guide 66 : Çevre Yönetim Sistemleri konusunda belgelendirme yapan kuruluşlar için klavuz doküman
ISO 22000 : Gıda güvenliği yönetim sistemleri ile standart .
Sertifika : Burada verilen kurallar doğrultusunda yönetim sisteminin Akredite Kuruluş tarafından denetlendiğini gösteren belge
Belgeli Kuruluş: Belge almaya hak kazanmış ve belgesi yayınlanmış kişi, kurum veya kuruluş ;
Klavuz Dokümanlar
Endüstri, Sektör birliği veya ilişkili bir kurum tarafından Akredite Kuruluş nın katılımı olsun olmasın hazırlanmış ve belirli bir sektörde ISO 9001 ve ISO 14001 standartlarının uygulanması ile ilgili yöl gösteren dokümanlar;
Akredite Kuruluş Logo Akredite Kuruluş tarafından onaylanmış olan logo.
İstişare Komitesi belgenin verilmesi konusundaki politika ve kuralların oluşturulmasında ana sorumluluğa sahiptir ve bu sorumluluğunu belgelendirme müdürü kanalı ile kullanır. Belgelendirme müdürü ilk seferinde Genel Müdür tarafından atanır ancak bu atama İstişare komitesinin onayını gerektirir. Performans ve kurallara uyumuna göre İstişare Komitesi arzu ettiği zaman yeni bir belgelendirme müdürü atayabilir.
Burada verilen kurallara göre ve bu kurallar çerçevesinde yapılan denetimler sonucunda yönetim sistemini çalıştırdığını gösterebilen tüm kuruluşlar Akredite Kuruluş tarafından verilen bir sertifikaya sahip olurlar ancak bu sertifika her halükarda Akredite Kuruluş nın mülkü olarak kalacaktır. Sertifikalar veriliş tarihinden itibaren 3 yıl için geçerli kalacaktır, üç yılın sonunda burada verilen kurallar çerçevesinde yenilenebilir. Ancak Akredite Kuruluş yönetimi özellikle ödeme problemlerini göz önüne alarak her yıl yeni bir sertifika vermeyi seçebilir. Eğer belgeli bir kuruluş Akredite Kuruluş belgesini yenilemek istemiyor ise veya transfer yapmak istiyor ise bu durumu belge bitiş tarihinden en az iki ay önce Akredite Kuruluş ya bildirmelidir. Akredite Kuruluş tarafından bir kuruluşa verilen belge kullanma hakkı yazılı izin olmaksızın başka bir kuruluşa devredilemez.
Belgeli bir kuruluşun sorumlulukları :
Burada verilen kurallara her zaman uyacaktır.
Akredite Kuruluş logosunu Logo kullanma talimatında verilen kurallara uygun olarak kullanacaktır. Logo sade belge alan kuruluş tarafından ve sadece sertifika üzerinde belirtilen faaliyetler ve adresler için kullanılabilir. Logo eğer reklam malzemeleri ve antetli kağıtlarda kullanılacak ise sadece sertifika numarası ve belge verilen standart belirtilerek kullanılabilir. Logo sadece belge alınan kapsam için kullanılabilecektir. Eğer her hangi bir nedenle belgelendirme iptal edilmiş ise logo kullanımı hemen durdurulmalıdır.
ISO 9001 ve ISO 14001 e göre ( uygunsa ) sistem dokümante edilecek ve uygulanacaktır. Dokümante sistem Akredite Kuruluş tarafından her zaman referans olarak kullanılabileceği için bir kopyası her zaman Genel Müdürün incelemesine hazır bekletilecektir.
Belgeli bir firma eğer sisteme eklemeler yapmış ise bunu Akredite Kuruluş ya vakit kaybetmeden bildirecektir. Eğer değişiklikler önemli ise ( Prosedürlerin çoğunun sistemden çıkarılması gibi. ) bildirim hemen ve yazılı olarak yapılacak eğer küçük değişiklikler söz konusu ise Akredite Kuruluş denetçilerine normal planlı ara ve gözetim denetimlerinde bildirilecektir.
Akredite Kuruluş Logosunun hemen kullanımdan kaldırılması, kuruluşun belgeli olduğunun anlaşılmayacapı şekilde son bulacaktır.
Akredite Kuruluş temsilcileri veya Akredite Kuruluş yı akredite eden kuruluşların normal çalışma saatları içerisinde belge alınmış faaliyetin denetlenmesine, malzemelerin, prosedürlerin, proseslerin, test metodlarının, kayıt sisteminin, veya belgenin iptali ile ilgili kuralların uygulanması ile ilgili inceleme yapmasına izin verecektir.
Bir yönetim temsilcisi ve bir veya daha fazla vekilini atayacak ve bunlar, Akredite Kuruluş temsilcisi firmayı normal belgelendirme kuralları içerisinde ziyaret ettiklerinde belgelendirmeye uymayan konularda firmanın sorumluluğunu almaya ve yazılan raporları imzalamaya yetkili olacaklardır. Bunlar arasında müşterilerinizin şikayetleri de vardır ki bunların kaydı ve listelenmesi Akredite Kuruluş tarafından istenen bir kuraldır. Ayrıca bu şikayetler ile ilgili yapılan düzeltici faaliyetler ve bunların çözümlenmesi de kayıtlı olacaktır.
Belge süresinin bitişi ile birlikte Akredite Kuruluş logosunun ve Akredite Kuruluş logosu içeren tüm reklam dokümanlarının kullanımı durdurulacaktır. Ayrıca firma içerisinde veya dışında belgeli oldukları ile ilgili her türlü haberleşme ve reklam faaliyetleri durdurulacaktır.
Akredite Kuruluş. müşterisi tarafından belgelendirme kurallarına uymayan ve özellikle mahkeme veya ceza ile ilgili konularda hemen bilgilendirilecektir.
Akredite Kuruluş yaptığı belgelendirmelerde önceden belirli olmayan bir rakamı eğer yukarıda verilen şartlar içerisinde oluşmuş ise idari giderler adı altında faturalandırma hakkına sahiptir. Belgeli bir kuruluş aşağıdaki giderleri ödeyecektir:
Yıllık olarak her belge için bir yıllık ücret.
Ayrıca yukarıda belirtilen durumlarda Akredite Kuruluş veya resmi otoriteler tarafından yapılacak incelemelerde müşteri haksız olursa oluşacak ücret.
Belgeli kuruluşun burada verilen kurallara uymamasından dolayı doğacak her hangi bir ek maliyet ödenecektir. Bütün ödemeler ilgili faaliyetin başlamasından önce yapılacaktır başka bir deyişle, başvuru ücreti, doküman incelemeden önce, denetim ücreti denetimden önce yıllık gözetimücreti gözetimden önce yapılacaktır. İlk yıl belgelendirme ücreti kuruluşta yapılan başarılı bir denetim sonrasında belge hazırlanma aşamasında ödenir.
Akredite Kuruluş Sorumlulukları:
Belgeli kuruluşa Akredite Kuruluş gözetim programına uygun olarak kuruluşa da haber verilmek sureti ile ( Bu ziyaretler normal olarak yılda bir defa yapılır. ) kuruluşun belgesinin devamlılığını doğrulamak amacı ile bir temsilci göndermek;
Belgeli kuruluşu uygulanabilir klavuz dokümanlar ve standarda meydana gelen değişiklikler ile ilgili bilgilendirmek ve istişare kurulunun uygun göreceği bir süreyi, proses ve prosedürlerini yeniden ele alması için vermek;
Halka açık nitelikteki bilgiler dışında kuruluşa ait olan ve sır niteliğindeki bilgileri üçüncü şahıslar ile paylaşmamak;
iv. Belgeli kuruluşu kendi ürün, proses ve hizmetleri ile ilgili alınan müşteri şikayetleri hakkında bilgilendirmek.
Eğer belgeli kuruluş uygunluğunu geçici bir süre için kaybederse Belgelendirme Müdürü istişare kurulunun görüşünü de alarak Akredite Kuruluş logosunun kullanımının durdurulmasını, tekrar uygunluğun sağlanmasına kadar veya yapılan her hangi bir itirazın haklı sonuçlanmasına kadar durdurabilir.
Eğer kuruluş burada anlatılan kurallara uyamıyor ise Belgelendirme müdürü, Genel Müdür ile de yazılı olarak iletişim kurmak sureti ile, belgenin iptaline, yeni belge verilmesinin reddine, kapsam genişletmenin reddine varsa itiraz sonuçlarını da dikkate alarak karar verir.
Belgelendirme müdürü eğer belgeli kuruluş iflas aşamasına gelmiş ise itiraz yolu açık olmak üzere belge devamını, yeni belge verilmesini, kapsam genişletilmesini belgeli kuruluş yönetimine yazılı olarak bildirmek sureti ile engelleyebilir.
Eğer bir başvuru sahibi veya belgeli bir kuruluş Belgelendirme Müdürü veya İstişare komitesinin bir kararına itiraz yapacak ise bu kararın alındığı tarihten itibaren 14 gün içerisinde yapmalıdır. İtiraz komitesi böyle bir itirazın alındığı tarihten itibaren 30 gün içerisinde bir toplantı düzenleyecek ve toplantıdan en az 7 gün önce ilgili itiraz sahibine toplantı ile ilgili bilgi verecektir. İtiraz komitesi itiraz sonunda almış olduğu karar ile ilgili olarak itiraz sahibinin temyiz yapma hakkına sahip olduğunu belirtecek ve bu konu istişare kurulunda görüşülüp itiraz komitesinin kararının kabulü veya reddi yolunda karar verilecektir. Operasyon müdürü veya genel müdürün yapacağı her hangi bir hareket itiraz komitesi kararına kadar bekleyecek ve itiraz komitesinde hem itiraz sahibi hem de operasyon müdürü söz alarak kendilerini savunacaktır. İtiraz komitesinin çoğunluk kararı son karar olacaktır.
