ISO 14001 STANDARDI MADDELERİ ;
ISO 14001 STANDARDI MADDELERİ
ISO 14001 STANDARDI MADDELERİ ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi Standardı aşağıda verilmiştir.
1.KAPSAM
2. ATIF YAPILAN STANDARTLAR
3.TARİFLER
4. ÇYS’NİN ŞARTLARI VE BAŞLICA UNSURLARI
4.1 GENEL ŞART
4.2 ÇEVRE POLİTİKASI
4.3 PLANLAMA
4.3.1 ÇEVRE BOYUTLARI
4.3.2 KANUNİ VE DİĞER ŞARTLAR
4.3.3 AMAÇ VE HEDEFLER
4.3.4 ÇEVRE YÖNETİM PROGRAMI VEYA PROGRAMLARI
4.4 UYGULAM VE İŞLEM
4.4.1 BÜNYE(YAPI) VE SORUMLULUK
4.4.2 EĞİTİM, BİLİNÇ VE EHLİYET
4.4.3 İLETİŞİM
4.4.4 ÇEVRE VE YÖNETİM SİSTEMİ İLE İLGİLİ BELGEYE BAĞLAMA
4.4.5 BELGE KONTROLÜ
4.4.6 İŞLEM KONTROLÜ
4.4.7 ACİL HAL HAZIRLIĞI VE BU HALLERDE YAPILMASI GEREKEN
İŞLEMLER
4.5 KONTROL VE DÜZELTİCİ FAALİYET
4.5.1 İZLEME VE ÖLÇME
4.5.2 RİAYETSİZLİK, DÜZELTİCİ-ÖNLEYİCİ FAALİYET
4.5.3 KAYIT
4.5.4 ÇYS DENETİMİ
4.6 YÖNETİMCE YÜRÜTÜLEN GÖZDEN GEÇİRME
4.1 GENEL ŞARTLAR
ISO 14001 Standardı Belgesi Bu madde gereğince kuruluş/işletme; ISO 14001’in şartlarına uygun bir Çevre Yönetim Sistemi oluşturmalı, ISO 14001 Sistem kapsamını tanımlamalı, ISO 14001:2004 sistemini dokümante etmeli, ISO 14001 uygulamalı, devamlılığını sağlamalı, sürekli iyileştirmeli ve bu şartları nasıl karşıladığını belirtmelidir.
ISO 14001 Standardı Ek A’da işletmelerin bu madde gerekliliklerini yerine getirirken nelere dikkat etmesi gerektiğini ve bunları nasıl yerine getireceğini aydınlatmak amacıyla açıklamalar yer almaktadır. Ayrıca burada ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi’ne sahip olmayan bir kuruluşun bütün çevre boyutlarını göz önünde bulundurması amacıyla, başlangıçta çevresel açıdan mevcut durumu gözden geçirerek tespit etmesi gerektiği vurgulanmakta ve ön gözden geçirmenin kapsamı belirtilmektedir.
ISO 14001:2004 Standardı Ön gözden geçirme, “Çevre boyutlarını ve etkilerini, çevre performansını ve kuruluşun kontrol faaliyetlerinin detaylı bir analizi olup, tüm çevre boyutları belirlendikten sonra, boyutların tespit edilen kriterler ve oluşturulan yöntemler doğrultusunda değerlendirilmesi ve önemli çevre etkilerinin ortaya konması” olarak tanımlanabilmektedir
4.2 ÇEVRE POLİTİKASI
Çevre Yönetim Sistemi içerisinde Çevre politikası , ISO 14001 ÇYS’nin yönünü gösteren üst yönetimin imzalı taahhüdüdür.
Kuruluşun faaliyetlerinin ve daha spesifik çevre amaç ve hedeflerinin oluşturulabilmesi için temel teşkil etmektedir
ISO 14001:2004 Standart Maddesi 4.2 “Çevre Politikası” gereğince; üst yönetimin, kuruluşun çevre politikasını tanımlayıp, çevre yönetim sisteminin tanımlı kapsamı dahilinde bu politika aşağıdaki koşulları yerine getirmelidir:
ISO 14001 Çevre Politikası Kuruluşun faaliyetlerinin, mahiyeti, ölçeği ve çevre etkilerine, ürünlere ve hizmetlere uygun olduğunu, Sürekli gelişmeyi ve kirlenmenin önlenmesine dair bir taahhüdü içerdiğini, Kuruluşun, kendi çevre boyutlarıyla ilgili, yükümlü olduğu yürürlükteki yasal ve diğer şartlara riayet edeceğine dair bir taahhüdü içerdiğini, Çevre amaçlarının ve hedeflerinin tespiti ve gözden geçirilmesi için bir çerçeve sağladığını, Dokümante edildiğini, uygulandığını ve devamının sağlandığını, Kuruluşta ve onun adına çalışan bütün kişilere duyurulduğunu, Halkın erişimine açık olduğunu kanıtlamalıdır.
ISO 14001 standardında Kuruluşun çevre politikasını bu şartlar doğrultusunda hazırlayabilmesine yardım etmek ve içerik açısından madde 4.2’de verilmiş, yukarıda belirtilmiş şartlar hakkında detaylı bilgi sağlamak amacıyla standardın Ek A.2’sinde çevre politikasıyla ilgili önemli açıklamalarda bulunulmuştur.
4.3 PLANLAMA
4.3.1 ÇEVRE BOYUTLARI
ISO 14001 Standart maddesi 4.3.1 gereğince; kuruluş, aşağıdaki hususlar için prosedür veya prosedürleri oluşturmalı, tesis etmeli, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır:
a) Kuruluşun, planlanan veya yeni gelişmeleri, yeni veya değiştirilmiş faaliyetleri, ürünleri ve hizmetleri dikkate alarak, kontrol edebildiği ve etkileyebildiği tanımlı çevre yönetim sisteminin kapsamı dahilinde, kendi faaliyetlerinin, ürünlerinin ve hizmetlerinin çevre boyutlarının tanımlanması.
b) Çevre üzerinde önemli etkisi veya etkileri olan veya olabilen bu boyutların belirlenmesi olabilen önemli çevre boyutları gibi boyutların belirlenmesi. Ayrıca bu madde gereğince kuruluş, bu bilgiyi yazılı hale getirmeli ve sürekli güncel tutmalı, kendi çevre yönetim sistemini oluştururken, uygularken ve sürekliliğini sağlarken, bu önemli çevre boyutlarının dikkate alındığını temin etmelidir.
Bu maddeyle ilgili Ek.A.3.1 “Çevre boyutları” bölümünde verilen detaylı açıklama içerisinde çevre boyutlarının belirlenmesinde izlenecek yolun tek olmadığı ve tercih edilen yaklaşım içerisinde aşağıda sıralanan hususların göz önünde bulundurulabileceği belirtilmektedir:
Havaya verilen emisyonlar,
Suya bırakılan atıklar,
Toprağa atılan atıklar,
Ham maddelerin ve doğal kaynakların kullanımı,
Enerji kullanımı,
Ortama salınan ısı, radyasyon, titreşim gibi enerji türleri,
Atık ve yan ürünler,
Boyut şekil, renk, görünüm gibi fiziksel özellikler.
Göz önünde bulundurulacak bu hususlar yanında kuruluşun faaliyetleri, ürünleri ve hizmetlerine ilişkin dikkate alınabilecek boyutlar arasında yer alabilecek konular ise aşağıdaki gibi sıralanmıştır:
Tasarım ve geliştirme,
İmalat işlemleri,
Ambalajlama ve taşıma,
Müteahhitlerin ve tedarikçilerin çevre performansları ve uygulamaları,
Atık yönetimi,
Ham maddelerin ve doğal kaynakların çıkarılması ve dağıtılması,
Ürünlerin dağıtımı, kullanımı ve ömrü,
Yaban hayatı ve biyolojik çeşitlilik.
Kuruluşun çevre boyutlarını belirlemesi aşağıda irdelenecek olan yasal şartları da dikkate alarak çevresel risklerin belirlenmesiyle olur. Bu değerlendirmeler yukarıda belirtilen hususların, örneğin atık yönetiminde tehlikeli atıklar, vb. grupların ayrı ayrı incelenmesi gibi ayrıntıları da dikkate alarak yapılır. Bu değerlendirmeler yukarıda değinilen çevre politikasının ve ilerleyen bölümlerde incelenecek olan çevre amaç ve hedeflerinin belirlenmesinde önemli bir rol oynamaktadır. Çevre etkileri belirlenirken “Çevresel Etki Değerlendirme (ÇED)” raporu, fayda-maliyet analizi gibi araçlardan da faydalanarak çevresel risk puanları hesaplanmaktadır
Çevresel risk puanı/çevresel etki değerlendirme puanı (ÇDP), etkinin şiddeti (EŞ), önlenebilirlik derecesi (ÖD) ve gerçekleşme olasılığı (GO) dikkate alınarak hesaplanabilir. Bu ifadeyi formülize edecek olursak:
ÇDP = EŞ × ÖD × GO
şeklinde ifade edilebilir. Böylece sonuçta tüm etkiler ve etki dereceleri göz önünealınarak kuruluşun “çevre envanteri” oluşturulabilir). Aşağıda bu terimleri daha anlaşılır kılabilmek için bazı örnek ifadeler tanımlanmıştır.
EŞ;
0: Çevreye, isan sağlığına, iş güvenliğine bir etkisi yok
10: Çok az etkili, gözlenip az müdahale ile etkileri önlenir
20: Az etkili ,çevre yönetim uygulanarak etkileri yok edilebilir
30: Etkili, etkileri yok edilemez aza indirilebilir, izlenmesi ve ölçülmesi şart
40: Çok etkili, insana ve çevreye kalıcı zararlar verir. Önlenmelidir
ÖD;
50: Önlenemez
40: Sıkı önlemler gerekli
30: Asgari önlemler alınmalı
20: Aralıklı izleme ile önlenebilir
10: Önlem gereksiz
GO;
1: Her zaman gerçekleşebilir
0.1: Sık aralıklarla gerçekleşir
0.01: Uzun aralıklarla gerçekleşir
0.001: Sadece olağan üstü durumlarda gerçekleşir
0: Hiçbir zaman gerçekleşmez
Bu hesap şekline göre çıkan ÇDP 2000 ile 0 arasında olacaktır. Buna göre işletme kendi ÇYS’ne göre ve belirlediği aralıklardaki puana göre; gözlem ve raporlama, aralıklı izleme ve ölçüm, sürekli ölçüm gibi kendi önlemlerini geliştirebilir ve sistemini yönetebilir. Bu örneğe ek olarak genel bir düşünce oluşturması bakımından normal çalışma koşulları altında olabilecek potansiyel çevre etkileri aşağıdaki gibi özetlenmiştir
Hava: Gaz emisyonları; uçucu organik bileşikler, kükürtdioksit, azot oksitler,karbondioksit, karbon monoksit, aerosol ve toz partikülleri gibi emisyonlar.
Su: Su deşarjı; kanalizasyon sistemine, çıkış suyunun biyokimyasal oksijen ihtiyacı, sıcaklık, vb. su deşarjının çıkış parametreleri.
Toprak: Sahip olunan arazinin jeolojisi, hidrolojisi, yer altı suyu akışı, arkeolojik varlıkları gibi özellikleri ile toprağının ve yer altı sularının tehlikeli atıklarla kirlenme durumu.
Ham Madde ve Doğal Kaynak Kullanımı: Elektrik, gaz, sıvı veya katı yakıt tüketimi, hammadde işleme prosesleri, yağlayıcılar gibi yardımcı maddeler, ambalaj maddeleri ve farklı kaynaklardan yararlanarak tükettiği su ile taşımacılıkta kullandığı yakıtların depolanması ile kullanımını kapsar.
Rahatsızlık: Gürültü, titreşim, trafik ve park, görsellik.
4.3.2 KANUNİ VE DİĞER ŞARTLAR
ISO 14001:2004 Yönetmelik maddesi 4.3.2 gereğince kuruluş, aşağıdaki hususlar için prosedür veya prosedürleri oluşturmalı, tesis etmeli, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır:
a) Kuruluşun, kendi çevre boyutları bakımından yükümlü olduğu, yürürlükteki yasal şartlar yanında kuruluşun uymayı kabul ettiği diğer şartları belirlemesi ve bunlara erişebilir olması,
b) Bu şartların kendi çevre boyutlarına nasıl uygulanacağını belirlemesi. Kuruluş, kendi çevre yönetim sistemini oluşturmada, uygulamada ve sürdürmede, yürürlükteki yasal şartların ve kuruluşun uymayı kabul ettiği diğer şartların dikkate alındığını göstermelidir.
Standardın Ek.A.3.2 bölümünde yasal şartlar arasında yer alabilecek hususlar olarak:
Ulusal ve uluslararası yasal şartlar,
Merkezi, bölgesel ve il düzeyindeki yasal şartlar,
Yerel yönetimlerin yasal şartları
belirtilmiştir. Bu kısımda yer alan kuruluşların yükümlü olabileceği diğer şartlar arasında ise:
Kamu kurumlarıyla yapılan anlaşmalar,
Müşterilerle yapılan anlaşmalar,
Yasal olarak bağlayıcı olmayan kılavuzlar,
Gönüllü uygulama ilkeleri ve kodları,
Gönüllü çevre etiketi veya ürün yönetim taahhütleri,
Ticaret birliklerinin şartları,
Baskı gruplarıyla veya sivil toplum kuruluşlarıyla yapılan anlaşmalar,
Kuruluşun veya bağlı olduğu üst kuruluşun kamuya karşı taahhütleri,
Ortaklıklar ve şirket şartları yer almaktadır.
4.3.3 AMAÇ VE HEDEFLER
ISO 14001 Standardı Madde 4.3.3 gereğince;
Kuruluş, bünyesindeki uygun fonksiyonlarda ve seviyelerde, dokümante edilmiş çevre amaçlarını ve hedeflerini oluşturmalı, uygulamalı ve devamını sağlamalıdır.
Bu amaçlar ve hedefler, uygun olduğu durumda ölçülebilir olmalı ve kuruluşun yükümlü olduğu yürürlükteki yasal ve diğer şartlarla ve sürekli iyileştirmeyle uyumlu, kirliliğin önlenmesi taahhütlerini de içeren, çevre politikasıyla uyumlu olmalıdır. Kuruluş, amaçlarını ve hedeflerini tespit ederken ve gözden geçirirken, yükümlü olduğu yasal ve diğer şartları ve kendisinin önemli çevre boyutlarını dikkate almalıdır. Kuruluş ayrıca, teknolojik seçeneklerini, malî, işletme ve iş hayatının gereklerini ve ilgili tarafların görüşlerini göz önünde tutmalıdır.
Kuruluş, amaçlarını ve hedeflerini gerçekleştirmek için, program/programlar oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır, Bu program/programlar aşağıdaki hususları içermelidir:
a) Kuruluşun uygun görevlerinde ve seviyelerinde amaçlar ve hedefleri gerçekleştirmek için sorumluluğun belirlenmesi,
b) Bunların gerçekleştirilmesi için gerekli yöntemler ve zaman çizelgesi. Amaçlar, hedefler ve program/programlarla ilgili açıklayıcı ifadeler ise standardın Ek.A.3.3 bölümünde yer almaktadır.
4.4 UYGULAMA VE FAALİYETLER
4.4.1 Kaynaklar, görevler, sorumluluk ve yetki
ISO 14001 Standart maddesi 4.4.1 gereğince, kuruluşun yönetimi çevre yönetim sisteminin oluşturulması, uygulanması, sürekliliğinin sağlanması ve geliştirilmesi için gerekli kaynakların bulunduğunu garanti etmelidir. Bu kaynaklar, insan kaynaklarını, uzmanlık becerileri, kurumsal altyapıyı, teknolojik ve mali kaynakları ihtiva etmelidir.
Çevre yönetiminin etkinliğini sağlamak amacıyla, görevler, sorumluluk ve yetkiler tarif edilmeli, dokümante edilmeli ve duyurulmalıdır.
Kuruluşun üst yönetimi, diğer sorumluluklarına bakılmaksızın, aşağıdaki amaçlar için, görevleri, sorumlulukları ve yetkileri belirlenmiş yönetim temsilcisini veya temsilcilerini atamalıdır. Bu temsilciler:
a) Bu standardın şartlarıyla uyumlu, çevre yönetim sisteminin kurulmasını,
uygulanmasını ve devam ettirilmesini sağlamak,
b) Gözden geçirme faaliyeti sonunda iyileştirme için tavsiyeler de dahil, çevre
yönetim sisteminin performansı hakkında üst yönetime rapor sunmaktan sorumlu olmalıdır.
Bu madde ile ilgili ayrıntılar Ek.A.4.1’de yer almaktadır.
Yukarıda belirtilen şartları sağlayacak çevre temsilcisi veya temsilcileri atanabilir. Bu kişi veya kişilerin başlıca görevleri arasında:
İşletme genelinde çevre bilincini yaygınlaştırmak,
Yeni ürün, proses, tesis ve yatırımlar için “Çevresel Etki” değerlendirmesi yaparak üst yönetime bir raporla sunmak,
Çevresel etki envanterlerini güncel olarak tutmak,
Çevre politikasını periyodik olarak gözden geçirerek yönetime bilgi sunmak,
Yönetim temsilcisinin de yönlendirmesiyle çevre amaç ve hedeflerini oluşturmak, revizyon ihtiyaçlarını belirlemek.
Yönetim temsilcisinin koordinasyonunda yıllık Çevre Faaliyet Raporu hazırlamak,
Çevre duyuru panosu düzenlemek,
Çevre Yönetim Sistemi faaliyetlerini yayına hazırlamak, duyurmak,
Çevre eğitimi ihtiyaçlarını belirlemek ve yönetime sunmak,
Çevre Yönetim Sistemi ihtiyaç ve sorunlarını belirleyerek iyileştirilmesi yönünde yönetim temsilcisini bilgilendirmek yer almaktadır
4.4.2 Uzmanlık, eğitim ve farkında olma
ISO 14001:2004 Madde 4.2.2. gereğince, kuruluş, kendisi için veya kendisi adına, kuruluş tarafından tanımlanan önemli bir çevresel etkiye veya etkilere sebep olacak potansiyele sahip görevleri yerine getiren kişi veya kişilerin uygun öğretim, eğitim veya tecrübe bakımından yeterliliğini sağlamalı ve ilgili kayıtları tutmalıdır.
Kuruluş, kendi çevre boyutlarıyla ve çevre yönetim sistemiyle ilgili eğitim ihtiyaçlarını belirlemelidir. Kuruluş ayrıca, bu ihtiyaçları karşılamak üzere, eğitim sağlamalı veya başka tedbirler almalı ve ilgili kayıtları muhafaza etmelidir.
Kuruluş, kendisi için veya kendisi adına çalışanların aşağıdaki hususların farkına varmaları için prosedür veya prosedürler oluşturmalı, uygulamalı ve bunların devamını sağlamalıdır:
a) Çevre politikası ve prosedürler ve çevre yönetim sisteminin şartlarıyla uygunluğun önemi,
b) Onların çalışmalarına dair önemli çevre boyutları ve ilgili gerçek veya potansiyel etkiler ile iyileştirilmiş kişisel başarının çevresel faydaları,
c) Çevre yönetim sisteminin şartlarına uyumun sağlanmasında, onların görevleri ve sorumlulukları,
d) Belirtilen prosedürlerden sapmanın muhtemel sonuçları.
Bu madde ile ilgili olarak uzmanlık, eğitim ve farkında olmanın önemi ve gerekliliği ile ilgili ayrıntılar Ek.A.4.2’de yer almaktadır.
Kuruluşun ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi ile ilgili olarak tüm personelini eğitmesine iki mükemmel sebep belirtilebilir. Bunlardan ilki, her personelin çevre üzerinde potansiyel etkisi olabilmesi, ikincisi ise herhangi bir personelin çevre yönetim çabalarının nasıl iyileştirilebileceği hakkında güzel fikirlere sahip olabilmesidir
4.4.3 İletişim
ISO 14001 Madde 4.4.3. gereğince kuruluş kendi çevre boyutları ve çevre yönetim sistemi yönünden, aşağıdaki hususlar için prosedür veya prosedürleri oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır:
a) Kuruluşun değişik kademelerinde çeşitli görevleri yapan birimleri arasında dahili iletişim,
b) Kuruluş dışından gelen uygun iletişimin alınması, yazılı hale getirilmesi ve cevap verilmesi.
Kuruluş, önemli çevre boyutlarına ilişkin olarak dışarıyla iletişim kurup kurmayacağına karar vermeli ve bu kararını yazılı hale getirmelidir. Karar, iletişim kurulması yönünde ise, kuruluş bunun için yöntem veya yöntemleri oluşturmalı ve uygulamalıdır.
Ek A.4.3.’te yer alan bu madde ile ilgili detaylar arasında iç iletişim yöntemleri arasında düzenli çalışma grubu toplantıları, haber bültenleri, ilan tahtaları ve intranet siteleri belirtilmiştir. Gerek görüldüğü taktirde kesimi ve içeriği bu hususta hazırlanmış prosedür dahilinde tespit edilecek olan dış iletişim yöntemleri olarak; yıllık raporlar, haber bültenleri, internet siteleri ve baskı grupları yer almaktadır.
Burada önemli olan hususlar; haberleşmenin çift yönlü olması, firma performansının doğru gösterilmesi ve bilgilerin anlaşılabilir, doğrulanabilir ve tutarlı olmasıdır
4.4.4 Dokümantasyon
ISO 14001 Madde 4.4.4. gereğince, Çevre Yönetim Sistemi dokümantasyonu, aşağıdaki hususları ihtiva etmelidir:
a) Çevre politikası , amaçları ve hedefleri,
b) Çevre yönetim sisteminin kapsamının tarifi,
c) Çevre yönetim sisteminin ana unsurlarının ve bunlar arasındaki ilişkilerin tarifi ve ilgili dokümanlara yapılan atıf,
d) Kayıtlar da dahil, bu Standard da istenen belgeler,
e) Kuruluş tarafından belirlenen, kayıtlar da dahil, kuruluşun önemli çevre boyutlarıyla ilgili süreçlerin, etkin planlamasını, işletilmesini ve kontrolünü sağlamak için gerekli dokümanlar.
Ek A.4.4.’de bu bölümle ilgili verilen ayrıntılar içerisinde ÇYS’nin bir el kitabı şeklinde olmak zorunda olmadığı ve diğer yönetim sistemleri ile birleştirilebileceği belirtilmektedir. Dokümantasyon hacmi kuruluştan kuruluşa aşağıdaki hususlara bağlı olarak değişebilmektedir:
Kuruluşun büyüklüğü, tipi, faaliyetleri, ürünleri veya hizmetleri,
İşlemlerin karmaşıklığı ve bunların aralarındaki etkileşimi,
Personelin uzmanlığı.
Bu bölümde yer alan doküman örnekleri ise:
Politikalara, amaçlara ve hedeflere dair beyanlar,
Önemli çevre boyutlarına dair bilgiler,
Prosedürler,
İşlemlere dair bilgi,
Teşkilat şemaları,
Kuruluş içi ve kuruluş dışı standartlar,
Kuruluş sahasına ait acil durum planları,
Kayıtlar
olarak verilebilmektedir. Kısaca bu standart içerisinde “dokümante edilmeli” veya “yazılı hale getirilmeli” ibaresiyle belirtilen tüm hususlar Çevre Yönetim Sisteminin dokümantasyonunu oluşturmaktadır. Bunun dışında Çevre Yönetim Sistemi amacı dışında kullanılan dokümanların da sistemde yer alabileceği ve böyle bir durumda ise sistem içerisinde buna atıf yapılması gerektiği belirtilmektedir.
4.4.5 Dokümanların kontrolü
ISO 14001 Standart Maddesi 4.4.5 gereğince, çevre yönetim sistemi ve bu standardda istenen belgeler, kontrol edilmelidir. Kayıtlar, özel bir belge tipidir ve Madde 4.5.4
“Kayıtların Kontrolü”nde belirtilen şartlara uygun olarak kontrol edilmelidir. Kuruluş; aşağıdaki hususlar için prosedür veya prosedürler oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır:
a) Yayınlanmadan önce belgelerin yeterliliğinin onaylanması,
b) Gerektiğinde belgelerin gözden geçirilmesi ve güncellenmesi ve yeniden onaylanması,
c) Dokümanlardaki değişikliklerin ve güncel revizyon durumunun anlaşılır olmasının sağlanması,
d) Kullanım noktalarında geçerli belgelerin ilgili sürümlerinin bulunmasının sağlanması,
e) Dokümanların okunaklı ve kolayca tanınabilir olmasının sağlanması,
f) Çevre yönetim sisteminin planlanması ve işletilmesi için gerekli olacak ve kuruluş tarafından belirlenen dış kaynaklı belgelerin tanımlanmasının ve dağıtımının kontrollü yapılmasının sağlanması,
g) Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımının önlenmesi ve herhangi bir amaç için muhafaza edildiklerinde uygun işaretlemenin yapılması.
Bu maddeyle ilgili olarak Ek A.4.5’te odak noktasının karmaşık bir doküman kontrol sistemi değil, çevre yönetim sisteminin etkin bir şekilde uygulanması ve çevre performansı olması gerektiği vurgulanmaktadır.
Burada karmaşıklıktan uzaklaşmak için, doküman kontrol sistemi oluştururken, işleyişi zorlaştıracak gereksiz dokümanlardan kaçınılması gerekmektedir
4.4.6 Faaliyetlerin kontrolü
ISO 14001 Madde 4.4.6.: Kuruluş, kendi çevre politikası, amaçları ve hedeflerine uygun olarak oluşturulmuş önemli çevre boyutlarıyla bağlantılı faaliyetleri belirlemeli ve planlamalıdır. Kuruluş, bu faaliyetlerin aşağıda belirtilen şartlar altında yürütülmesini sağlamalıdır:
a) Eksiklikleri çevre politikalarından, amaçlarından ve hedeflerinden sapmalara yol açabilecek durumları kontrol etmek amacıyla yazılı hâle getirilmiş prosedür veya prosedürlerin oluşturulması, uygulanması ve sürekliliğinin sağlanması,
b) Prosedür veya prosedürlerde işletme kriterlerine uyulması,
c) Kuruluş tarafından kullanılan mal ve hizmetlerin, belirlenen önemli çevre boyutları ile ilgili prosedürlerin oluşturulması, uygulanması ve sürekliliğinin sağlanması yanında yükleniciler de dahil tedarikçilere uygulanabilir prosedürlerin bildirilmesi.
Ayrıntılar Ek A.4.6.’da yer almaktadır.
Burada proses kontrolünün sağlanması; atıkların nasıl ayrılacağı, arıtma tesisinin nasıl işletileceği gibi sistemde önemli olumsuz çevre etkisi oluşturabilecek hususlara verilecek yanıtların sistem içerisinde dokümante edilmesiyle gerçekleştirilir
4.4.7 Acil duruma hazır olma ve müdahale
ISO 14001 Madde 4.4.7. gereğince, kuruluş, çevreye etkisi veya etkileri olabilecek muhtemel acil durumları ve kazaları ve onlara nasıl müdahale edileceğini belirleyecek prosedür veya prosedürleri oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır.
Kuruluş, gerçek acil durumlara ve kazalara müdahale etmeli ve bunlardan kaynaklanan olumsuz çevresel etkileri önlemeli veya azaltmalıdır.
Kuruluş, özellikle, kazaların ve acil durumların meydana gelmesinden sonra, acil duruma hazır olmayı ve müdahale prosedürlerini belirli zaman aralıklarında gözden geçirmeli ve gerektiğinde yeniden düzenlemelidir.
Kuruluş, uygulanabildiğinde, ayrıca, bu tür prosedürleri belirli zaman aralıklarında denemeye tabi tutmalıdır.
Ek A.4.7.’de yer alan bu hususta geliştirilecek olan prosedür/prosedürler’de dikkat edilecek olan unsurlar:
a) Yanıcı sıvılar, depolama tankları ve sıkıştırılmış gazlar gibi bölgedeki tehlikelerin yapısı ve sızıntı veya kaza durumlarında alınacak tedbirler,
b) Acil durumun veya kazanın en çok karşılaşılan tipi veya büyüklüğü,
c) Bir kazaya veya acil duruma yapılacak müdahalenin en uygun, yöntemi veya yöntemleri,
d) İç ve dış iletişim planları,
e) Çevreye verilecek zararı en aza indirmek için gerekli faaliyet/faaliyetler,
f) Farklı tiplerdeki kaza veya acil durum için etkinin azaltılması ve müdahale amacıyla atılması gereken adım/adımları,
g) Düzeltici ve önleyici tedbirlerin belirlenmesi ve uygulanması amacıyla, kaza
sonrası değerlendirme için gerekli olan işlem/işlemler,
h) Acil durum müdahale prosedür veya prosedürlerinin belirli aralıklarla tatbikatının yapılması,
i) Acil müdahale personelinin eğitilmesi,
j) İletişim bilgileri de dahil olmak üzere, kilit personelin ve yardım kuruluşlarının bir listesi (itfaiye, sızıntı temizleme hizmetleri gibi),
k) Tahliye yolları ve toplanma noktaları,
l) Yakındaki bir tesisteki (fabrika, yol, demiryolu hattı gibi) acil durum/durumlar veya kaza/kazalar olma ihtimali,
m) Komşu kuruluşlardan karşılıklı alınacak yardım imkanı olarak belirtilmiştir.
4.5 Kontrol etme 4.5.1 İzleme ve ölçme
ISO 14001 Madde 4.5.1. Kuruluş, önemli bir çevresel etkiye sahip olabilen faaliyetlerinin başlıca karakteristiklerini düzenli aralıklarla izlemek ve ölçmek için prosedür veya prosedürler oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır. Bu prosedür veya prosedürler, başarı derecesinin, uygulanabilir faaliyet kontrollerinin ve kuruluşun amaçları ve hedefleriyle uygunluğunun izlenmesi için bilgilerin dokümante edilmesini ihtiva etmelidir.
Kuruluş, kalibre edilmiş veya doğrulanmış izleme ve ölçme ekipmanının kullanımını ve kullanımın sürekliliğini sağlamalı ve ilgili kayıtları muhafaza etmelidir.
Ayrıntılar Ek A.5.1.’de yer almaktadır.
Kuruluşun Çevre Yönetim Sistemi’nin çevresel performansının değerlendirilebilmesi açısından izleme ve ölçme faaliyetleri önem taşımaktadır.
4.5.2 Uygunluğun değerlendirilmesi
ISO 14001 Madde 4.5.2.1: Kuruluş, uygunlukla ilgili taahhüdüyle tutarlı olarak, yürürlükteki yasal şartlara olan uygunluğu periyodik olarak değerlendirmek amacıyla prosedür veya prosedürleri oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır.
Ayrıca da periyodik değerlendirmelerin sonuçlarının kayıtlarını muhafaza etmelidir.
ISO 14001 Madde 4.5.2.2: Kuruluş, uymayı kabul ettiği diğer şartlara olan uygunluğunu değerlendirmeli ve bu değerlendirmeyi periyodik şekilde yaparak sonuçlarını muhafaza etmelidir. Kuruluş bu değerlendirmeleri Madde 4.5.2.1'de atıf yapılan yasal uygunluğun değerlendirmesiyle birleştirmek veya ayrı prosedür veya prosedürler oluşturmak isteyebilir.
Standart'da yer alan Ek A.5.2. bu madde ile ilgilidir.
4.5.3 Uygunsuzluk, düzeltici faaliyet ve önleyici faaliyet
ISO 14001:2004 Madde 4.5.3 gereğince; kuruluş, gerçek ve muhtemel uygunsuzluk veya uygunsuzluklarla ilgilenerek düzeltici ve önleyici faaliyette bulunmak için prosedür veya prosedürler oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır. Bu prosedür/prosedürler, aşağıdaki hususlar için gerekli şartları tanımlamalıdır:
a) Uygunsuzluğun veya uygunsuzlukların belirlenmesi, düzeltilmesi ve bunların çevreye olan etkilerini azaltmak için önlemlerin alınması,
b) Uygunsuzluğun veya uygunsuzlukların araştırılması ve nedenlerinin veya sebeplerinin belirlenmesi ve bunların yeniden oluşmasını önlemek için gerekli tedbirlerin alınması,
c) Uygunsuzluğun veya uygunsuzlukların önlenmesi amacıyla yapılacak faaliyete veya faaliyetlere olan ihtiyacın değerlendirilmesi ve bunların oluşmasını önlemek için tasarlanan faaliyetlerin uygulanması,
d) Alınan düzeltici faaliyet veya faaliyetlerin ve önleyici faaliyet veya faaliyetlerin sonuçlarının kaydedilmesi,
e) Gerçekleştirilen bu tür faaliyetlerin etkinliğinin gözden geçirilmesi Alınan önlemler karşılaşılan sorunlar ve çevresel etkilerin büyüklüğü ile uyumlu olmalıdır.
Kuruluş, çevre yönetim sistemi dokümanlarında gerekli her türlü değişikliğin yapılmış olduğunu garanti etmelidir. İlgili Ek maddesi A.5.3’tür.
4.5.4 Kayıtların kontrolü
ISO 14001 Madde 4.5.4 gereğince de kuruluş gerektiğinde kendi çevre yönetim sisteminin ve elde ettiği sonuçların bu standardın şartlarıyla uyumluluğunu göstermek için, kayıtları oluşturmalı ve muhafaza etmelidir.
Kuruluş, kayıtların oluşturulması, muhafaza edilmesi, korunması, düzeltilmesi, bekletilme süresi ve bertaraf edilmesi için de prosedür/prosedürler oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır.
Kayıtlar, okunaklı, tanınabilir ve izlenebilir olmalı ve bu şekilde muhafaza edilmelidir.
Ek A.5.4’te çevre ile ilgili olabilecek kayıtlara verilen örnekler aşağıda ki gibidir:
Şikayet kayıtları,
Eğitim kayıtları,
Süreç izleme kayıtları,
Muayene, bakım ve kalibrasyon kayıtları,
İlgili müteahhit ve tedarikçi kayıtları,
Olay raporları,
Acil duruma hazır olmayla ilgili yapılan tatbikat kayıtları,
Tetkik sonuçları,
Yönetimin gözden geçirme sonuçları,
Kuruluş dışı iletişimlere ilişkin kararlar,
Yürürlükteki yasal şartların kayıtları,
Önemli çevre boyutlarının kayıtları,
Çevre ile ilgili toplantıların kayıtları,
Çevre yönetim sisteminin performansına dair bilgi,
Yasalara uygunluk kayıtları,
İlgili taraflarla olan iletişim.
4.5.5 İç tetkik
ISO 14001:2004 Madde 4.5.5. gereği olarak kuruluş aşağıdaki amaçlar için, çevre yönetim sisteminin iç tetkiklerinin plânlanan aralıklarda gerçekleştirilmesini sağlamalıdır:
a) Çevre yönetim sisteminin,
1) Bu standardın şartları dahil olmak üzere, çevre yönetim sistemi için plânlanan düzenlemelere uyup uymadığını,
2) Uygun bir şekilde uygulanıp, sürekliliğinin sağlanıp sağlanmadığını tayin etmek;
b) Yönetime, tetkiklerin sonuçlarına dair bilgiyi sağlamak durumundadır. Kuruluş tarafından, ilgili faaliyet veya faaliyetlerinin çevre bakımından önem ve önceki tetkiklerin sonuçları göz önünde bulundurularak, tetkik programı veya programları plânlanmalı, belirlenmeli, uygulanmalı ve sürekliliği sağlanmalıdır.
Aşağıdaki hususlara değinen tetkik prosedürü veya prosedürleri oluşturulmalı, uygulanmalı ve sürekliliği sağlanmalıdır:
- Tetkiklerin planlanması ve yürütülmesi, sonuçların rapor edilmesi ve ilgili kayıtların tutulmasındaki sorumluluklar ve şartlar,
- Tetkik kriterleri, kapsam, sıklık ve yöntemlerin belirlenmesi.
Tetkikçilerin seçimi gerektiği gibi yapılmalı ve gerçekleştirilmesi aşamasında tetkiklerin yürütülmesi, tetkik işleminin tarafsızlığı sağlanmalıdır.
İlgili açıklamalar standardın Ek A.5.5.’inde yer almaktadır.
4.6 Yönetimin gözden geçirmesi
Kuruluş üst yönetimi çevre yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterlilik ve sürekliliğini sağlamak üzere çevre yönetim sisteminin uygunluk, yeterlilik ve etkinliğinin sürekliliğini belli aralıklarla gözden geçirmelidir. Gözden geçirmeler, çevre politikası ile çevre amaçları ve hedefleri de dahil olmak üzere, çevre yönetim sistemine ilişkin değişiklik ihtiyacını ve iyileştirme için fırsatların değerlendirilmesini ihtiva etmelidir. Yönetimin gözden geçirme kayıtları muhafaza edilmelidir.
Yönetimin gözden geçirmesinde aşağıdaki hususlar değerlendirilmelidir:
a) İç tetkiklerin sonuçları ile kuruluşun uymakla yükümlü olduğu yasal ve diğer şartlara olan uygunluk düzeyi,
b) Şikayetler de dahil olmak üzere, kuruluş dışı ilgili taraflardan gelen bildirim/bildirimler,
c) Kuruluşun çevre uygulamalarındaki başarı derecesi,
d) Amaçlara ve hedeflere ne dereceye kadar ulaşıldığı,
e) Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin durumu,
f) Önceki yönetim gözden geçirmelerine ait faaliyetlerin izlenmesi,
g) Kuruluşun çevre boyutlarına ilişkin yasal ve diğer şartlardaki gelişmeler de dahil değişen durumlar,
h) İyileştirmeyle ilgili tavsiyeler.
Yönetim tarafından yürütülen gözden geçirmeden elde edilen çıktılar, sürekli iyileştirme taahhüdüne uygun olarak, çevre yönetim sisteminin çevre politikasında, amaçlarında, hedeflerinde ve diğer unsurlarında yapılacak olan muhtemel değişikliklerle ilgili her türlü kararı ve faaliyeti ihtiva etmelidir.
Kuruluşun tüm çevre yönetim sistemini kapsayan yönetimin gözden geçirmesiyle ilgili Ek maddesi A.6’da yer almaktadır.
